Qu’est-ce que l’invitation en parallèle ?
Cette fonctionnalité permet d’envoyer les emails d’invitation d’une collecte de documents(s) à signer à tous les signataires en même temps. Chaque signataire peut ainsi signer lorsqu’il le souhaite sans attendre que le signataire précédant de la liste des signataires ait signé.
Il s’agit d’une alternative aux signatures séquentielles paramétrées par défaut où chaque signature signe l’un après l’autre dans un ordre défini.
Quel est son fonctionnement ?
Le choix d’une invitation en parallèle se fait au moment de la sélection des signataires d’une collecte.
Une fois la demande de signature envoyée, tous les signataires reçoivent un email les invitant à signer le ou les documents de la collecte.
Si plusieurs utilisateurs lancent le processus de signature au même moment, le premier utilisateur accèdera au service de signature du document.
Le message ci-dessous apparaîtra pour les utilisateurs suivants les invitant à relancer le processus de signature en cliquant sur l’email reçu.
Signer un document ne prend que quelques secondes. Il est donc conseillé aux signataires de relancer rapidement le processus de signature.
👉 A noter que le choix du mode de collecte (invitations séquentielles ou en parallèle) ne peut plus être modifié une fois la collecte lancée et les mails d’invitation envoyés.
L’invitation en parallèle dispose d’un suivi spécifique lorsque l’utilisateur clique sur le détail de la collecte : avancement de la collecte et information « invitation en parallèle ».
Quels sont les cas d’usage et les bénéfices ?
Signer avec invitation en parallèle permet d’envoyer tous les emails d’invitation aux différents signataires d’un PV d’AG par exemple. Chaque signataire décide du moment où il souhaite signer, sous réserve qu’aucun signataire ne soit en train de signer le ou les documents de la collecte. Il n’y a aucun ordre dans les signataires.
Cette fonctionnalité est très utile pour signer les PV d’AG à distance avec une multitude de signataires.
Elle permet également de suivre l’avancement des signatures et ainsi répondre à la notion de quorum. En effet, si le quorum est atteint à 60% pour 10 signataires, l’affichage ci-dessous 0/1 permettra de s’assurer l’atteinte du quorum lorsqu’il affichera 6/10.
Plus généralement l’invitation en parallèle répond au besoin des collectes avec un nombre important de signataires et pour lesquels vous n’avez pas de visibilité sur leur disponibilité pour signer votre document.
Le tarif en vigueur de cette signature est identique à la signature par défaut invitations séquentielles.