Lors d’une assemblée générale, un procès-verbal est rédigé. C’est un document obligatoire qui fait état des sujets abordés et des délibérations. Le PV doit être impérativement signé et constitue une preuve en cas de litige. Le rôle de l’expert-comptable est souvent central dans la rédaction de ce document. Mais les conséquences liées à la crise du COVID-19 ne permettent parfois pas la tenue physique des assemblées générales ni la signature des PV.
La signature électronique : le procès-verbal pourra être signé de manière électronique avec jesignexpert.com. Afin de respecter les exigences relatives aux règles de lutte contre le blanchiment, l’expert-comptable devra s’assurer de l’identité des signataires. Les tiers signataires du PV devront donc envoyer, au préalable par email, une pièce d’identité numérisée qui sera ensuite vérifiée par l’expert-comptable. La collecte de signatures pourra ensuite être lancée avec jesignexpert.com. La signature électronique obtenue est valide, elle inclut un horodatage offrant toutes les garanties de preuve puisqu’elle est délivrée par une Autorité de Certification conforme au standard ETSI applicable au sens eIDAS.
Sachez également qu'il n’y a pas de mentions obligatoires, dans les textes du code de commerce, relative à la date de la signature d’un procès-verbal d’assemblée générale. En effet, le formalisme des procès-verbaux diffère selon le type de société.
Reviennent les mentions obligatoires suivantes :
- date et lieu de la réunion ;
- le mode de convocation ;
- l’ordre du jour ;
- les noms et prénoms des associés présents ;
- les documents et rapports soumis à discussion ;
- un résumé des débats ;
- le texte des résolutions mises aux voix et le résultat des votes.
Par conséquent, quelle que soit la forme juridique des sociétés, il n'existe aucune obligation de signer leurs procès-verbaux d'assemblées à la fin de l’assemblée générale, il est donc possible de signer le procès-verbal postérieurement à la tenue de l’AG.